Si sospiteu que un treballador utilitza el seu ordinador de treball per a fins particulars, podeu accedir a aquest ordinador per confirmar les sospites i adoptar les mesures que considereu oportunes contra l'empleat (una suspensió de sou i feina o un acomiadament, per exemple). Això sí: no podeu accedir a carpetes personals, comptes privats ni informació íntima. A aquest efecte, el control de l'ordinador s'ha de fer per verificar el compliment de les obligacions laborals i respectant el dret a la intimitat de l'afectat.

Per considerar que l'empresa respecta el dret a la intimitat del treballador, heu de de complir el triple judici de proporcionalitat que estableixen els tribunals. És a dir:

• Fonamentar la vostra actuació. En concret, hi ha d'haver una raó legítima (proves de baix rendiment del treballador, incompliment d'ordres empresarials…). La clau és deixar constància que la vostra empresa necessita fer aquest control informàtic perquè altrament no es pot verificar el correcte ús de l'ordinador.
• Actuar amb proporcionalitat. Per fer-ho, heu d'accedir només a la informació necessària per corroborar les vostres sospites (al disc dur on es guarda la documentació corporativa, sense entrar en carpetes personals).
• No entrar en comptes privats. És a dir, si detecteu l'ús per part de l'empleat d'un núvol personal, o si aquest té obert l'e-mail particular, no heu d'accedir-hi sense la seva autorització.

En tot cas, l'empresa ha d'haver informat amb anterioritat els treballadors que es reserva el dret a verificar el funcionament correcte de les eines electròniques que els hagi facilitat: ordinador de treball, telèfon mòbil… És a dir, podeu controlar l'ús que fan els empleats dels equips informàtics que poseu a la seva disposició, sempre que prèviament hàgiu informat d'aquest control. Per això, és recomanable regular-ne l'ús en una normativa interna, on consti que es poden realitzar controls i s'avisi de les conseqüències que pot tenir l'incompliment.

Els nostres professionals us informaran sobre qualsevol dubte que tingueu respecte a l'ús i control d'eines informàtiques a l'empresa.